Le transfert vers un support informatique des documents qui doivent pouvoir être présentés lors d’un contrôle fiscal doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique.
Le résultat de cette numérisation doit donc être la copie conforme à l’original en image et en contenu. Les couleurs doivent également être reproduites à l’identique, notamment en cas de mise en place d’un code couleur.
Par ailleurs, les documents ainsi numérisés doivent être conservés sous format PDF, assortis d’une signature électronique conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau 1 étoile.
Lors du contrôle, le document numérisé n’est retenu par le contrôleur que s’il fait apparaître tout ajout, remarque ou information qui aurait été annoté sur le document papier.
Ainsi, en cas de modification ou de correction des données portées sur un document numérisé, seul le document corrigé et numérisé à nouveau est retenu comme pièce constitutive du contrôle.
Règles particulières pour les factures
Depuis un arrêté du 30 mars 2017, toutes les factures papier, que ce soient les factures d’achats ou de ventes, peuvent être numérisées et conservées sur support informatique à conditions de respecter les règles suivantes :
Reproduction à l’identique
Numérisation en interne ou externe
Format et durée de conservation des fichiers
Chaque document ainsi numérisé doit être conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3(ISO 19005-3) et être assorti :
- soit d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- soit d’une empreinte numérique ;
- soit d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- soit de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List -TSL).
Chaque fichier doit également être horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.
Comme les factures papier, les factures dématérialisées doivent être conservées durant au moins six ans à compter de leur date d’émission.
Que faire des factures papier ?
Dès lors que la numérisation d’une facture a été effectuée dans le respect des règles ci-dessus, l’archivage numérique de cette facture est considéré comme sa copie identique et peut en conséquence être considéré comme une pièce justificative valable pour la déduction de la TVA.
Mais attention : si le contribuable présente à l’administration une facture numérisée qui ne remplit pas ces conditions, seule la facture d’origine, c’est à dire celle émise et transmise dans son format initial, reste la pièce justificative pour la déduction de la TVA.
Et si le contribuable n’est plus en possession de cette facture d’origine, l’administration prévient que ceci peut entraîner une perte du droit à déduction de la TVA.
Il est donc essentiel de respecter l’intégralité des dispositions ci-dessus.
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