Conformément à un arrêté du 23 mai 2019, le transfert vers un support informatique des documents qui doivent pouvoir être présentés lors d’un contrôle URSSAF doit être réalisé dans le respect des mêmes règles que celles édictées pour la numérisation des factures.
Les documents peuvent être numérisées et conservées sur support informatique à conditions de respecter les règles suivantes :
Reproduction à l’identique
Numérisation en interne ou externe
Format et durée de conservation des fichiers
Chaque document ainsi numérisé doit être conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3(ISO 19005-3) et être assorti :
- soit d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- soit d’une empreinte numérique ;
- soit d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- soit de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List -TSL).
Chaque fichier doit également être horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.
Ceci concerne notamment les pièces et documents suivants :
- les bulletins de paye ;
- les doubles des contrats de travail ;
- les documents justifiant l’application d’une exonération de cotisations ;
- la convention collective ou l’accord d’entreprise, les accords de salaires, de participation, d’intéressement, etc. ;
- les justificatifs de remboursement de frais ;
- les statuts de la société ;
- les transactions, les jugements de conseils de prud’hommes, etc. ;
- les bilans et comptes d’exploitation ;
- les doubles des déclarations à l’administration fiscale ;
- les notes de service, livrets d’accueil ou tout autre support d’information remis aux salariés.
L’archivage numérique peut être effectué par la société elle-même ou par un tiers mandaté à cet effet.
Mais dans tous les cas, il doit permettre d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des documents ainsi numérisées durant toute la durée de leur conservation.
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